商務電話需要的禮儀

  1.電話一般控制在鈴響三聲之內接聽。否則,被認為失禮,應向對方致歉。商務電話應對時,第一句話當自報單位名稱或所屬部門,不論內線或外線,應一律用統一的客套話應答。

  2.接聽電話時,在不明白對方是誰的情況下應主動詢問對方所屬單位或部門,以便利被指名來接聽電話的人。

  3.接聽電話時,左手拿聽筒,右手準備備忘錄。因此,在電話旁,要事先準備好隨時會用到的紙和筆,並依照3W原則記錄,即WHEN(什麼時間)、WHO(對象是誰)、WHAT(什麼事)。電話記錄既要簡潔又要完備。

  4.如果對方要找的人不在,要試著詢問對方有無重要事情,或者試著瞭解對方來電的目的,再看情況決定處理的方式。

  5.打電話時,應禮貌地問請問你現在有空嗎?我可不可以請教你幾個問題?或者對不起,現在和您談話方便嗎?



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